Las reuniones de trabajo son instancias muy importantes, se pueden cerrar tratos, ventas o abrir nuevas relaciones que beneficiarán tu emprendimiento.
Pero incluso si tienes excelentes habilidades interpersonales, hay factores que debes tener en cuenta que son vitales en el trato hacia la persona. Una reunión es una ventana limitada de tiempo para cumplir con un objetivo y es fundamental aprovechar y optimizar cada momento.
1. Crea una conexión con tu interlocutor
Todo parte con un buen apretón de manos o un beso en la mejilla, haz que sea sólido, no parezcas distante ni inseguro. Acostúmbrate a sonreír bastante y dirigirte a tu interlocutor por su nombre.
Un truco interesante para que una persona se sienta cómoda contigo, es imitar su postura corporal después de 30 segundos que adopte una nueva, nuestro cerebro toma esto como una señal de empatía, cambiando la disposición hacia tu persona.
2. Importa dónde te sientes
El lugar en que te sientas puede determinar el curso de tu reunión, así que toma una buena decisión. En el caso de que tú vayas a la oficina de tu cliente, elige un lugar en que puedas quedar de frente y sin ningún objeto que impida tu visibilidad; en cambio, si la reunión concurre en una sala, jamás te sientes en la cabecera, sino que en un asiento lateral y que esté mirando hacia la puerta, así tu interlocutor se sentará de espalda a la puerta y no se distraerá con las personas que pasen.
En el caso de que tu cliente aún no llegue cuando estés listo, deja tu libreta o carpeta en el lugar que escojas, pero jamás te sientes hasta que llegue.
3. Acota, acota, acota
Nadie quiere estar en una reunión que sea aburrida, por eso, ten programado qué temas vas a tocar y no te desvíes de eso, enfócate en ser conciso y llama a volver al tema si es que la conversación pierde su rumbo y se desvía a asuntos que no forman parte de la agenda. Para esto, antes de comenzar puedes nombrar los temas a tratar o los asuntos que se quieren concluir.
4. Evita los monólogos
Es obvio estar ansioso de querer transmitir toda la información que tienes en el menor tiempo posible, sin embargo, no debes hablar solo tú. Es importante que la otra persona dé sus opiniones, aclare sus dudas y comparta contigo qué es lo que busca o necesita, así te asegurarás que sigue el ritmo de lo que tú estás hablando.
5. El humor no le quita seriedad a la reunión
¡A todos les gusta alguien divertido! No tengas miedo de bromear cuando se dé la ocasión, deja que tu interlocutor libere un poco de dopamina, así distendirás el ambiente y harás que te sientan más cercano. Sin embargo, cuidado con sobrepasarte, esto es una reunión de negocios, no una rutina humorística.
6. Tecnología afuera
Preocúpate de dejar en silencio todos los aparatos electrónicos y por ningún motivo los mantengas encima de la mesa de reunión. Con esto evitarás distraerte u ofender a tu interlocutor, en su lugar, toma notas con una libreta o un block, hará que te veas más profesional.
*BONUS*
¿Y ahora?
Una vez que la reunión haya tomado lugar, asegúrate de cerrarla de forma correcta. Manda un email o mensaje resumiendo los puntos tratados, acuerdos tomados y pendientes acordados, tampoco nunca olvides agradecer el tiempo y la disposición de tu asistente.
Mucha éxito en tus reuniones de trabajo, que construyas relaciones fructíferas para tu proyecto y si es una reunión de ventas, asegúrate de revisar estos consejos.